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Actualizar el Modelo Estándar de Control Interno MECI

1 agosto, 2014 Control Interno, Editorial 0 Comments

Por Luis Alberto Galvis Galeano

El Decreto 943 de Mayo de 2014 derogó el Decreto 1599 de 2005, reglamentario de la Ley 87 de 1993, y actualizó el Modelo Estándar de Control Interno -MECI 1000:2005- para el Estado Colombiano.

El Modelo actualizado proporciona la metodología para “evaluar” la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado. Está concebido como un conjunto de elementos interrelacionados, donde los responsables de la función administrativa, de cara a los diferentes grupos de interés, buscan garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado. Persiguiendo, además, la coordinación de acciones, la fluidez de la información y la comunicación, anticipando y corrigiendo las debilidades en el quehacer institucional.

El modelo está soportado en los siguientes conceptos:

  1. Autocontrol: Capacidad de quienes ejercen la Función Administrativa de evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que los procesos, actividades y/o tareas se desarrollen con fundamento en los criterios establecidos en la Constitución Política.
  2. Autorregulación: Capacidad de las organizaciones públicas, en concordancia con la normatividad vigente, de desarrollar y aplicar en su interior métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento permanente del Sistema de Control Interno.
  3. Autogestión: Capacidad de las organizaciones públicas para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos. Para lo cual deberán establecer políticas, acciones, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento que permitan dar cumplimiento a cada uno de éstos principios, con el propósito de estructurar un Sistema de Control Interno que garantice el cumplimiento de sus objetivos.

El nuevo modelo, con el fin de evitar la duplicidad de funciones, pretende que los diferentes Sistemas (Desarrollo Administrativo, Gestión de la Calidad, Servicio Ciudadano y Control Interno), sean integrados, armonizados y articulados.

El nuevo modelo está soportado en los objetivos de:

  1. Control de Cumplimiento: El cual pretende:
    1. Identificar el marco legal;
    2. Establecer las acciones para el cumplimiento de las funciones;
    3. Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal.
  2. Control de Planeación y Gestión: El cual vela que se disponga de:
    1. Objetivos, metas y planes de acción;
    2. Procesos y procedimientos para el cumplimiento de los objetivos;
    3. Políticas operacionales, delimitación de autoridad y niveles de responsabilidad;
    4. Mecanismos que protejan los recursos;
    5. Estrategias que creen un entorno favorable sobre la importancia del control.
  3. Control de Evaluación y Seguimiento: El cual busca:
    1. Disponer mecanismos de verificación y evaluación, que faciliten, en tiempo real, el seguimiento a la gestión, permitiendo la prevención, corrección y mejoramiento;
    2. Garantizar la función de evaluación independiente;
    3. Propiciar el mejoramiento permanente del control, la gestión y de dar respuesta efectiva a los grupos de interés;
    4. Velar que se recojan las observaciones de los órganos de control en los planes de mejoramiento organizacional;
    5. Garantizar la evaluación y seguimiento de la gestión.
  4. Control de Información y Comunicación: Busca tener procedimientos para la generación de información y comunicación, que permita:
    1. Generar información y comunicación para los órganos de control;
    2. Garantizar la publicidad de la información generada y de los medios de comunicación para su difusión,
    3. Garantizar la información para la rendición de cuentas y que sea comunicada a través de los canales pertinentes;
    4. Establecer procedimientos para generación y registro de información para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión, la rendición de cuentas a los grupos de interés; y los mecanismos apropiados para su adecuada comunicación;
    5. Diseñar los procedimientos para la comunicación interna y externa.

El nuevo Modelo tiene la siguiente estructura:

1. Módulo de Control de Planeación y Gestión: Agrupa los componentes y elementos que garantizan el control a la planeación y la gestión organizacional.

1.1. Componente de Talento humano: Establece los elementos para crear una conciencia y control a los lineamientos y actividades tendientes al desarrollo del talento humano.

1.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos: Establece, de manera consensuada, y sujeto a control, el estándar de conducta de los servidores al interior de la entidad pública, coherente con los fines del Estado y los criterios para el ejercicio de la función administrativa.

1.1.2. Desarrollo del Talento Humano: Establece los criterios para el ingreso, permanencia y retiro del personal dentro de la organización pública.

1.2. Componente Direccionamiento estratégico: Proporciona los elementos que permiten definir la ruta, que de acuerdo a su finalidad legal, deben seguir las organizaciones públicas para el cumplimiento de su Visión, Misión y Objetivos.

1.2.1. Planes, Programas y Proyectos: Proyecta las entidades a largo, mediano y corto plazo, asignando responsabilidades, que permitan dar cumplimiento a la finalidad legal, visión, misión y objetivos institucionales.

1.2.2. Modelo de Operación por Procesos: Identifica las actividades, subprocesos, procesos y macroprocesos, con relación entre sí, que realizados de manera secuencial, logran la transformación de insumos en productos o servicios, de acuerdo con las características especificadas y a los requerimientos de los grupos de interés.

1.2.3. Estructura Organizacional: Configura los cargos, funciones, relaciones y niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad, para dirigir y ejecutar los procesos y actividades, de conformidad con su finalidad legal, visión y misión.

1.2.4. Indicadores de Gestión: Establece el conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas, sujetas a medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

1.2.5. Políticas de Operación: Facilita la ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad.

1.3. Componente Administración del riesgo: Establece los elementos que permiten a la entidad identificar, evaluar y gestionar los eventos negativos, internos o externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales.

1.3.1. Políticas de Administración del Riesgo: Señala lo que debe hacerse para efectuar el control y seguimiento a los riesgos, basándose en los planes y objetivos institucionales o por procesos.

1.3.2. Identificación del Riesgo

1.3.2.1. Contexto Estratégico: Establece las condiciones internas y del entorno que pueden generar eventos que originan oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de la institución.

1.3.2.2. Identificación de Riesgos: Inventario de los riesgos y definición de las causas, descripción y posibles consecuencias de su presentación.

1.3.3. Análisis y valoración del Riesgo

1.3.3.1. Análisis del Riesgo: Busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y sus consecuencias.

1.3.3.2. Valoración del Riesgo: Es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles, buscando establecer las prioridades para su manejo y para la fijación de políticas.

2. Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento: Agrupa los componentes y elementos que permiten valorar si la organización actúa de acuerdo a los lineamientos de control establecidos, permitiendo detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento.

2.1. Componente Autoevaluación Institucional: Comprende los elementos que permiten a los responsables de los procesos, programas, y/o proyectos y sus colaboradores, medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos para la entidad.

2.1.1. Autoevaluación del Control y Gestión: Comprende el monitoreo que se le debe realizar a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros, que permiten a ésta medirse a sí misma, proveer la información necesaria para establecer si ésta funciona efectivamente o si existen desviaciones en su operación, que afecten el objetivo para el cual fue creada.

2.2. Componente de Auditoria Interna: Permite verificar, a través de auditorías, la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

2.2.1.Auditoria Interna: Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, que agregar valor y mejorar las operaciones y ayuda a cumplir los objetivos de la entidad, aportando un enfoque sistémico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

2.3. Componente Planes de Mejoramiento: Instrumento que recoge y articula las acciones prioritarias para mejorar aquellas características con mayor impacto en los resultados, logro de objetivos y plan de acción institucional.

2.3.1. Plan de Mejoramiento: Integra las acciones de mejoramiento que buscan fortalecer el desempeño, misión y objetivos institucionales, teniendo en cuenta los compromisos con los organismos de control fiscal, control político y las partes interesadas, así como la evaluación de la Oficina de Control Interno y las autoevaluaciones realizadas.

3. Eje transversal de Información y Comunicación: Vincula la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario participación en el logro de los objetivos. Parte del diseño de políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos al interior y en el entorno de la entidad, que satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, mostrar mejoras en la gestión y procurar que la información y la comunicación de la entidad y cada proceso, sea adecuada a las necesidades específicas de los grupos de interés.

Con este eje se espera mejorar la transparencia por medio de la rendición de cuentas y el cumplimiento de las obligaciones frente a las necesidades de los usuarios.

Para el adecuado funcionamiento de éste eje se requiere identificar:

  1. Información y comunicación Externa: Está sustentado en los criterios de publicidad y transparencia, que buscan garantizar que la interacción de la organización con los grupos de interés estén enfocadas a la construcción de lo público y a generación de confianza, mediante la definición de políticas de comunicación, participación ciudadana, comunicación de gestión y resultados, y la formulación de parámetros que orienten el manejo de la información. Hace además referencia a los datos que provienen o son generados por los diferentes grupos de interés.
  2. Información y Comunicación Interna: Hace referencia al conjunto de datos que se originan del ejercicio de la función de la entidad y se difunden en su interior, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones.
  3. Sistemas de información y comunicación: Está conformado por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos (humanos y tecnológicos) e instrumentos utilizados para garantizar la generación y recopilación de información y la divulgación y circulación de la misma, hacia los diferentes grupos de interés, con el fin de hacer más eficiente la gestión de operaciones de la entidad pública.


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